ESTRATEGIAS, MODELOS Y ESTRUCTURAS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA
Formular la estrategia empresarial, y luego implementarla, es un proceso dinámico, complejo, continuo e integrado, que requiere de mucha evaluación y ajustes.
· Determinar donde estamos: analizar la situación tanto interna como externa, a nivel micro y macro. Para esto son útiles herramientas como la matriz DOFA.
· Determinar a donde queremos llegar: esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio.
· Determinar como llegar hasta allí: es decir, el plan estratégico- la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como:
o Que productos y servicios ofrecer
o Que demandas del mercado satisfacer
o A que segmento de clientes atender
o Que tecnología utilizar (o desarrollar)
o Que método de ventas utilizar
o Que forma de distribución utilizar
o Que área geográfica atacar
MODELO LINEAL: Este modelo se basa en el principio de la jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando. Con ello se esfuerza el principio de autoridad y la estructura se orienta burocráticamente hacia el proceso o al desarrollo piramidal (organización alta) de la misma. Para el caso de empresas de cierto tamaño. Es una forma aconsejable para empresas pequeñas y medianas con explotaciones simples o con un sistema técnico poco sofisticado.
MODELO FUNCIONAL: este modelo se apoya en la máxima utilización de los especialistas funcionales en los niveles jerárquicos principales. El objetivo es incrementar la productividad de la empresa gracias a la especialización, por lo que a los puestos jerárquicos se les despoja de cierta autoridad y responsabilidad en favor de dichos especialistas. Por lo tanto, la estructura se aplana o se desarrolla en su base operativa.
MODELO ADHOCRATICO: este modelo es difícil de representar con un organigrama específico. Se basa en la aplicación de los principios del equilibrio interno, siendo además importante su gestión orientada a los objetivos y al énfasis en el trabajo en equipo, gracias a la motivación, participación y comunicación de sus miembros.
MODELO LINEO-FUNCIONAL: Este modelo es de naturaleza mixta, ya que combina los principios básicos del diseño vertical y horizontal, con el fin de aprovechar las ventajas de los dos primeros modelos: lineal y funcional. De otra parte, también pretende evitar los inconvenientes de estas formas organizativas.
MODELO DIVISIONAL: es un modelo bastante complejo y propio de grandes empresas con un sistema técnico multiproducto y multimercado y en donde la dirección y el poder de sus miembros representan el aspecto dominante de su funcionamiento.
La estructura considera por un lado la diferenciación (división de trabajo según las actividades a desarrollar) y6 por otro la integración (coordinación de la división del trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. El diseño organizacional implica desarrollar o modificar la estructura de una organización, hay que tener en cuenta:
· Especialización del trabajo
· Departamentación
· Cadena de mando
· Ámbito de control
· Centralización y descentralización de la toma de decisiones
COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA
La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado.
La comunicación es una función de carácter estratégico y un elemento de progreso y de eficacia en el marco de la vida institucional, económica y política, por lo que constituye un valor social, ya que fomenta la participación en nuestras sociedades democráticas.
Para una empresa u organización, la comunicación es una actividad imprescindible, ya que ésta tiene la obligación de comunicarse continuamente con su público, entre trabajadores/as de los distintos departamentos que la componen...
Por tanto, distinguimos dos tipos de comunicación en función de si esta se realiza en el interior de la empresa u organización o se lleva a cabo con el exterior:
Albarán
Documento que sirve para extraer o realizar pagos a la cuenta corriente indicada en el cheque. Aparecen impresas el nombre de la entidad de crédito donde está la cuenta corriente, el destinatario del pago, el importe en números y letras, lugar y fecha de expedición y la firma del titular de la cuenta corriente. Existen 4 tipos:
COMUNICACIÓN EFECTIVA EN UNA EMPRESA
Por tanto, distinguimos dos tipos de comunicación en función de si esta se realiza en el interior de la empresa u organización o se lleva a cabo con el exterior:
- La comunicación externa es la que se realiza entre la empresa y su entorno(clientes,proveedores,competencia).Los medios mediante los cuales se establecen esta comunicación son de tipo publicitario,promociones, a través de ponencias,congresos.
- En cuanto a la comunicación interna es la que establece diariamente entre las personas trabajadoras en un mismo centro de trabajo. La necesidad de comunicación interna se justifica al observar las ventajas que se derivan de ella, tanto para el centro como para las personas que trabajan en él.Permite mantener la coordinación entre las distintas partes que componen la empresa u organización. Podemos poner como ejemplos notas de departamentos, reuniones de trabajo, entrevistas, comunicados internos,circulares, tablón de anuncios,etc.
DOCUMENTOS EMPRESARIALES
curriculum vitae
Un currículum vitae es el texto o documento que recoge los datos biográficos, estudios, experiencia, honores y cargos de una persona.
Se presenta cuando se solicita un trabajo, una beca, un traslado...Tiene 3 partes:
- Datos personales: nombre, apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, DNI, etc.
- Historial académico: estudios, grado académico, títulos, idiomas dominados, experiencia laboral, honores, etc.Otros: aficiones, viajes realizados, disposición de tiempo libre, posesión del carné de conducir, coche, etc.
Contrato laboral
Un contrato laboral es aquel documento donde se recoge el acuerdo establecido entre una empresa y un trabajador y en donde se incluye el salario acordado, horas de trabajo, precio de horas extraordinarias, días de vacaciones ( y fecha ), fecha de caducidad del contrato ( 6 meses, 1 año o fijo ), y demás detalles.
Nómina
La nómina es el documento donde se recoge o se justifica el cobro salarial de un empleado.
El trabajador tiene que firmar en la nómina conforme ha cobrado su sueldo de la empresa.
Nota de pedido
La nota de pedido u hoja de pedido es el documento donde se indican las solicitudes de compra.
En ella, una empresa o un particular indica el producto que desea y a quién se hace el pedido (a qué empresa). También se indican las unidades deseadas, el precio de cada unidad, el número de producto o de serie (si lo tiene) y la fecha en que se ha solicitado el pedido.
Albarán
El albarán es el documento que justifica que las mercancías que se pidieron han sido entregadas.
Se debe incluir, aparte de la fecha de pedido, la fecha de entrega y también se da información sobre los materiales o productos que fueron solicitados.
Es posible que se incluyan datos sobre el transportista o empresa que ha entregado la mercancía.
Factura
La factura es el documento que acredita el pago de los materiales que figuran como entregados en el albarán.
Por lo tanto la diferencia que tiene con los otros dos documentos de compra-venta es que en la factura se incluye la importe a pagar y también se puede dar detalle de las unidades solicitadas, la cantidad de unidades y el precio final (con IVA incluido).
DOCUMENTOS DE PAGO
- Cheques al portador: son aquellos donde aparece la cláusula:
" al portador ".
- Cheques nominativos: son aquellos en que se debe identificar
la persona que lo cobra.
- Cheques cruzados: lleva dos líneas paralelas que indica que
sólo puede ser cobrado si se ingresa en la
cuenta corriente del beneficiario.
- Cheques conformados: cuando la entidad de crédito depositaria
de los fondos de la cuenta corriente con
la que se va a hacer frente a un pago
confirma, a través de una diligencia
hecha en el dorso que todos los datos
consignados en él son ciertos.
Letra de cambio
Es un documento que es capaz de funcionar a la vez como instrumento de crédito o bien de pago.
Tarjetas de crédito
Existen distintos tipos de pago y su concesión y utilización responden a un contrato entre banco, empresa y particular en el que existen distintas condiciones como por ejemplo: obtención de la tarjeta, utilización de la misma, obligaciones, facturación, cantidades pendientes ( deudas ), jurisdicción, etc.
Principales barreras en la comunicación:
* Creemos que lo que comunicamos es tan claro para los demás como lo es para nosotros.
* Creemos que todos damos el mismo significado a las palabras.
* Creemos que la manera en que percibimos las situaciones es igual a como la perciben los demás.
* Creemos que estamos en lo correcto y los demás están equivocados.
* Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas, por supuesto la nuestra.
A estas barreras se suman algunas distorsiones en la comunicación como:
- Generalización. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola experiencia.
- Eliminación. Omisión de información.
- Distorsión. Transformación de la realidad percibida en una representación interna y que se asegura es la única opción verdadera.
- Otro obstáculo de la comunicación es considerar que sólo el emisor de los mensajes es el actor activo de la comunicación; por lo tanto, el receptor u oyente es pasivo.
De hecho, hay capacitación sobre cómo hablar a los demás o escribir textos eficientes, pero no hay cursos sobre cómo escuchar. Urge entender que escuchar es tan activo como el hablar.
Qué implica una escucha activa:
- Ser empático (anímica y físicamente)
- Formular preguntas
- Resumir (parafrasear)
- Adecuada posición corporal y contacto visual
- Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro)
- Evitar interrumpir
- No hablar demasiado
Otro gran obstáculo consiste en olvidar que un 90% de la comunicación depende de aspectos no-verbales y por lo tanto, el no cuidar este canal determinante de la comunicación es uno de los más frecuentes errores que se cometen.
Es decir, se cuida el aspecto verbal descuidando el no verbal. Esto implica una incongruencia entre lo verbal y lo no verbal que sugiere en el oyente una actitud doble o insegura presente en el hablante.
Aspectos a cuidar en la comunicación no-verbal.
- Tono de la voz
- Postura e imagen
- Gestos
- Expresión del rostro y cabeza
- Mirada
- Contacto y distancia física
¿Qué se puede hacer para enfrentar y superar estos obstáculos en la comunicación?
La formación grupal, el coaching y la retroalimentación personalizada pueden constituir un buen programa de intervenciones. Y, por supuesto, la práctica personal; de hecho, la buena noticia al término de esta nota, es que todos podemos ser buenos comunicadores si existe interés y entrenamiento. Todos podemos precisar y clarificar el lenguaje, prevenir la confusión, comprender el verdadero significado de las palabras y conectar el lenguaje con la experiencia.
El impacto organizacional de una inadecuada comunicación llega principalmente a la productividad, seguido de la confusión grupal y esfuerzos duplicados al no comprender metas, instrucciones, objetivos y/o prioridades.
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